Có những đối tác mang đến cho bạn không chỉ là một dự án thành công, mà còn là một tư duy làm việc toàn diện. Hành trình đồng hành cùng với đối tác qua tổ chức Hội nghị khách hàng và Gala Dinner vừa qua chính là một trải nghiệm như thế đối với Gbest.
Không chỉ dừng lại ở những yêu cầu thông thường, đội ngũ lãnh đạo người Nhật đã cho chúng tôi thấy những góc nhìn vô cùng tỉ mỉ và chuyên nghiệp qua từng chi tiết nhỏ nhất. Dưới đây là những điều Gbest đúc rút ra qua dự án này.
Không có Chi Tiết Nào Là Nhỏ Và Không Quan Trọng
Thông thường, một video giới thiệu doanh nghiệp chỉ cần đúng nội dung, hình ảnh đẹp và nhạc nền hợp tai là đạt yêu cầu. Nhưng đối với GS mọi thứ cần phải đạt hơn thế nhiều. Từ kịch bản MC được trau chuốt từng câu từng từ ngữ cho đến thời lượng mỗi cảnh quay phải khớp chuẩn xác theo từng nhịp nói của người dẫn chương trình. Ngay cả nhạc nền cũng được lựa chọn kỹ lưỡng để thay đổi sắc thái một cách tinh tế theo từng phần: âm nhạc giới thiệu Công ty sẽ mang nhịp điệu hoàn toàn khác với âm nhạc khi nói về những định hướng tương lai.
Bài học đầu tiên được đúc rút là: trong thế giới làm việc của người chuyên nghiệp không có chi tiết nào là nhỏ. Mọi yếu tố dù là thầm lặng nhất cũng đều góp phần định hình nên ấn tượng và các xúc trọn vẹn của khách hàng khi tham dự.
Văn Hóa Kaizen - Cải Tiến Không Ngừng, Dù Là Việc Nhỏ Nhất
Người Nhật có một khái niệm gọi là Kaizen - cải tiến liên tục. Trong suốt quá trình chuẩn bị sự kiện cho GS, chúng tôi nhận ra khái niệm này không chỉ nằm trên sách vở, mà thể hiện rõ trong cách họ làm việc thực tế.
Mỗi lần duyệt nội dung không phải là một lần kiểm tra cho có. Đó là một vòng phản hồi - góp ý, điều chỉnh, kiểm tra lại, rồi tiếp tục điều chỉnh nếu cần. Không có gì được xem là "đủ tốt" cho đến khi không còn điểm nào có thể cải thiện thêm.
Với một đơn vị tổ chức sự kiện, điều này đòi hỏi sự kiên nhẫn và tinh thần cầu tiến tương đương - bởi mỗi vòng điều chỉnh là một cơ hội để chương trình tốt hơn, không phải một trở ngại cần vượt qua nhanh chóng.
Omotenashi - Sự Chu Đáo Không Cần Được Yêu Cầu
Trong văn hóa Nhật “Omotenashi” là đỉnh cao của nghệ thuật phục vụ. Đó là sự chu đáo xuất phát từ lòng chân thành, bằng cách đặt mình vào vị trí người khác để chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ trước khi yêu cầu được đưa ra.
Tinh thần này được thể hiện rõ nét qua cách Công ty GS chăm chút cho sự kiện được tổ chức. Họ không chỉ tập trung làm hài lòng những khách hàng chính của mình mà còn quan tâm đến trải nghiệm và cảm xúc của từng khách hàng có mặt tham dự sự kiện. Đối với họ trải nghiệm thoải mái của mỗi khách mời mới chính là thước đo thực tế nhất cho thành công của chương trình.
Điều này thể hiện rõ trong từng chi tiết của sự kiện: là ánh sáng được căn chỉnh vừa đủ khi người dẫn chương trình bước ra sân khấu, là âm lượng nhạc nền được khéo léo điều chỉnh để khi khách dùng bữa có thể trò chuyện thoải mái mà không bị ồn ào. Mọi thứ đều được sắp xếp tỉ mỉ để người tham dự cảm thấy được đón tiếp một cách tự nhiên và dễ chịu nhất, dù đôi khi họ không hề nhận ra những sắp đặt thầm lặng ấy.
Đây cũng chính là bài học mà GBest sẽ mang theo cho mỗi hành trình tổ chức sự kiện sau: Sự chu đáo đích thực là khi mọi thứ được chuẩn bị sẵn sằng trước cả khi khách hàng không nghĩ tới hay yêu cầu.
Áp Dụng Những Bài Học Này Vào Công Việc Tổ Chức Sự Kiện
Sau dự án với GS, cách GBest tiếp cận các sự kiện MICE đã có những cải tiến chuyên nghiệp hơn:
Kịch bản chi tiết hơn - không chỉ có nội dung, khung kịch bản chính mà còn xây dựng đến từng cảnh và phân cảnh nhỏ.
Kiểm tra nhiều vòng - thay vì duyệt một lần là xong, mỗi chi tiết sẽ được xem và xin ý kiến đóng góp từ nhiều phía trước khi chốt
Tư duy từ phía người xem - luôn đặt câu hỏi "khách tham dự sẽ cảm nhận điều này như thế nào" trước khi quyết định bất kỳ chi tiết nào.
Những bài học này không chỉ áp dụng cho các đối tác Nhật Bản, mà đang trở thành tiêu chuẩn làm việc của GBest cho mọi sự kiện doanh nghiệp.
👉 Xem thêm: https://gbestvietnam.com/du-lich-nhat-ban-mua-hoa-anh-dao
📞 0966.969.396 📧 travel@gbestvietnam.com 📍 63 Cửa Bắc, Ba Đình, Hà Nội