Buổi làm việc với lãnh đạo người Nhật của GS kết thúc. Đội ngũ GBest ra về với ý nghĩ: cùng đối tác Nhật tổ chức sự kiện cho khách hàng của họ sẽ hoàn toàn khác so với những dự án thông thường. Không phải vì quy mô sự kiện lớn hơn thường lệ mà vì từ những phút đầu tiên làm việc, GBest đã hiểu rằng nhiệm vụ của mình không chỉ là tổ chức một sự kiện đẹp cho GS, mà còn phải giúp GS xuất hiện thật chuyên nghiệp trước chính các khách hàng của họ. Thoạt nghe, hai mục tiêu ấy có vẻ giống nhau. Nhưng khi bắt tay vào thực hiện, chúng lại có những tiêu chuẩn hoàn toàn khác.

Đây là câu chuyện thực tế khi triển khai dự án.

Buổi Làm Việc Đầu Tiên — Khi Mọi Thứ Đã Được Hình Dung Rõ Ràng

Buổi làm việc đầu tiên không giống những buổi khởi động dự án thông thường. Thay vì đưa ra yêu cầu tổng quan rồi chờ GBest đề xuất phương án, phía đối tác cũng chuẩn bị một bản kế hoạch mô tả chi tiết — gần như là một kịch bản hoàn chỉnh.

Từng phần của chương trình được phác thảo rõ ràng: video giới thiệu doanh nghiệp dài bao nhiêu phút, MC nói gì trong lúc video chạy, hình ảnh nào xuất hiện ở thời điểm nào, nhạc nền cần chuyển sắc thái ra sao.

Phần gala dinner cũng được mô tả cụ thể không kém: ly nước đặt bên phải hay bên trái, nhạc nền trong lúc dùng khai vị khác với lúc phục vụ món chính thế nào, ánh sáng cần thay đổi ra sao khi MC bước lên sân khấu.

Đội ngũ GBest ngồi nghe, ghi chép — và dần hiểu ra một điều quan trọng: phía đối tác đã có sẵn một bức tranh hoàn chỉnh về sự kiện trong đầu. Nhiệm vụ của GBest không phải tạo ra một bức tranh khác, mà là tái hiện bức tranh ấy chính xác bằng kịch bản, hình ảnh, âm thanh và cách vận hành thực tế.

Chi tiết bàn hội nghị được sắp xếp chuẩn chỉnh và cẩn thận

Giai Đoạn Chuẩn Bị — Những Vòng Duyệt Liên Tiếp

Ở nhiều dự án, một nội dung thường được duyệt một lần rồi chốt. Với dự án GS, mỗi hạng mục đều trải qua nhiều vòng phản hồi và điều chỉnh.

Video giới thiệu doanh nghiệp được dựng xong bản đầu rồi gửi đi. Phản hồi nhanh chóng quay lại: cảnh thứ ba xuất hiện sớm hơn nhịp lời MC; đoạn nhạc giới thiệu lịch sử công ty hơi mạnh cần đổi sang tiết tấu trầm hơn; một câu phụ đề đúng nghĩa nhưng chưa phù hợp với văn phong mà doanh nghiệp thường sử dụng.

Tất cả đều được ghi lại và sửa.

Kịch bản MC cũng trải qua quy trình tương tự. Câu dẫn được đề nghị thay từ vì chưa phản ánh đúng cách GS muốn giới thiệu mình với khách hàng. Phần chuyển tiếp giữa hai hạng mục được bổ sung thêm để khách mời không cảm thấy chương trình đổi nhịp quá đột ,...

Mỗi vòng phản hồi không phải sự phủ nhận công việc đã làm. Đó là một lần tinh chỉnh, giúp hình ảnh thực tế tiến gần hơn đến điều phía đối tác đã hình dung ngay từ đầu.

Sau bốn tuần chuẩn bị với nhiều vòng duyệt như vậy, toàn bộ nội dung được chốt. Đến ngày diễn ra sự kiện các hạng mục đã được duyệt hoàn chỉnh, chuẩn theo yêu cầu.

Tiết mục nghệ thuật đặc sắc tại hội nghị

Ngày Diễn Ra Sự Kiện — Khi Chuẩn Bị Kỹ, Mọi Thứ Tự Vận Hành

Ngày diễn ra sự kiện, đội ngũ GBest và các lãnh đạo người Nhật của GS đều có mặt từ sớm để kiểm tra lần cuối. Không phải thiếu tin tưởng Gbest mà vì đó là một phần của quy trình làm việc. Từng chi tiết được đối chiếu theo kế hoạch chi tiết đã lập và duyệt trước đó.

Bàn tiệc được bố trí đúng vị trí. Ly nước, ly rượu và dụng cụ đặt đúng quy chuẩn. Hệ thống âm thanh và ánh sáng được chạy thử theo từng mốc trong kịch bản. Màn hình trình chiếu hiển thị đúng nội dung, thời gian tương ứng với từng phần của chương trình.

Khi khách bắt đầu bước vào hội trường, mọi tình huống sự kiện gần như đều chạy đúng với kế hoạch.

Đối tác GS lúc nàỳ chỉ cần tập trung đón tiếp khách hàng. Họ biết mọi chi tiết phía sau đã được chuẩn bị đúng theo yêu cầu.

Sân khấu được thiết kế hiện đại, chuyên nghiệp

GBest — Tổ Chức Sự Kiện MICE Từ Góc Nhìn Của Người Trong Cuộc

Điều GBest đốc rút được từ sau dự án này không phải một danh sách ghi nhớ máy móc mà là một cách làm việc cụ thể tỉ mỉ hơn (https://vi.wikipedia.org/wiki/Omotenashi) , đặt nhiều câu hỏi hơn trước khi bắt đầu triển khai mọi việc.

Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện doanh nghiệp, hội nghị, gala dinner, GBest hiểu rằng mỗi chương trình thành công không chỉ cần diễn ra suôn sẻ mà còn phải thể hiện được hình ảnh một doanh nghiệp chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác của mình.

Doanh nghiệp đang lên kế hoạch cho hội nghị khách hàng, gala dinner cuối năm hoặc một sự kiện MICE yêu cầu cao về tính chuyên nghiệp, GBest luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp.

👉 Xem thêm: HỌC ĐƯỢC GÌ KHI LÀM VIỆC VỚI ĐỐI TÁC NHẬT BẢN - GBest Viet Nam | GBest Việt Nam

📞 0966.969.396     📧 travel@gbestvietnam.com 📍 63 Cửa Bắc, Ba Đình, Hà Nội